Jaarplanning van activiteiten: materialen en tijd op orde

Stap 1: Inventariseer activiteiten per periode

Begin met een lijst van alle activiteiten die u in het schooljaar wilt doen. Denk aan rekenlessen, taalopdrachten, projecten, creatieve opdrachten en toetsen. Verdeel ze over periodes van ongeveer een maand of over thema’s. Gebruik eventueel de groepsindeling-tool om te bepalen hoeveel groepen u heeft, want dat beïnvloedt de materiaalbehoefte.

Wees niet te gedetailleerd in deze fase. Noteer per activiteit: de geschatte duur, het aantal betrokken groepen en de materialen die u waarschijnlijk nodig heeft. Later werkt u dit uit. Een voorbeeld: in periode 1 (september) een knutselactiviteit met 4 groepen, duur 30 minuten, materialen: 20 scharen, 10 lijmstiften, 50 vellen papier.

• Maandthema's of periodes van 4-5 weken
• Per activiteit: duur, groepen, materialen

Stap 2: Bereken per activiteit de benodigde tijd

Gebruik de Activiteitentijd-tool om de totale tijd per activiteit te berekenen. Vul de instructietijd, werktijd voor leerlingen, nabespreking en overgangstijd in. Zo krijgt u een realistisch beeld of de activiteit past in het lesuur. Houd rekening met dat de tool een schatting geeft; in de praktijk kunnen tijden afwijken.

Voorbeeld: een rekenopdracht met instructie 5 min, werktijd 20 min, nabespreking 5 min, overgang 2 min = totaal 32 min. Past makkelijk in een les van 45 min. Een knutselopdracht met instructie 10 min, werktijd 30 min, nabespreking 5 min, overgang 3 min = 48 min. Dat past niet in 45 min; u moet de werktijd inkorten of de instructie comprimeren.

Stap 3: Bereken materialen per activiteit

De Materialen-tool berekent de totale benodigde hoeveelheid op basis van het aantal gebruikers en het verbruik per gebruiker. Stel: u heeft 24 leerlingen die elk 1 werkblad krijgen. Vul 24 gebruikers, 1 per gebruiker, en een reservepercentage van 10%. De tool geeft 26,4, dus 27 werkbladen. Bij groepen: als u 4 groepen heeft en elke groep heeft 3 scharen nodig, vul dan 4 gebruikers, 3 per gebruiker, en 5% reserve = 13 scharen.

Houd rekening met hergebruik: scharen en linialen kunnen meerdere keren worden gebruikt. In de tool kunt u het aantal per gebruiker aanpassen voor hergebruik. Bijvoorbeeld: 4 groepen, elk 1 schaar, maar de schaar wordt in 3 activiteiten gebruikt. Dan is het aantal per gebruiker 1, en bestelt u slechts 4 scharen.

• Aantal gebruikers: leerlingen of groepen?
• Reservepercentage: 5-15% afhankelijk van breekbaarheid
• Hergebruik: verlaag het aantal per gebruiker

Stap 4: Maak een totaaloverzicht van materialen

Tel de materialen van alle activiteiten per periode bij elkaar op. Maak een spreadsheet of gebruik de tool per activiteit en noteer de totalen. Zo ziet u in één oogopslag welke materialen u per maand nodig heeft. Plan bestellingen ruim van tevoren: houd rekening met levertijden van 1-3 weken.

Vergeet niet dat sommige materialen in meerdere periodes worden gebruikt. U hoeft ze niet elke keer opnieuw te bestellen. Maak een aparte lijst van materialen die u eenmalig aanschaft en die u het hele jaar gebruikt, zoals scharen, linialen en stiften.

Stap 5: Houd rekening met hergebruik en nabestellingen

Hergebruik bespaart geld en ruimte. Materialen die niet verbruikt worden, zoals scharen, prikpennen of linialen, kunnen het hele jaar mee. Markeer ze in uw overzicht als 'eenmalig'. Verbruiksmaterialen zoals papier, lijm en werkbladen moeten regelmatig worden bijbesteld.

Plan nabestelmomenten aan het begin van elk kwartaal. Evalueer dan of de voorraad nog toereikend is voor de komende periode. Gebruik de Materialen-tool opnieuw met actuele aantallen. Zo voorkomt u dat u halverwege een project zonder materiaal zit.

• Herbruikbaar: scharen, linialen, stiften (mits niet opgedroogd)
• Verbruik: papier, lijm, werkbladen, verf
• Nabestellen: elke 3 maanden, of vaker bij intensief gebruik